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Reflexiones de un evento sin final feliz
Por Camila Pelaez

En medio de lo que son tiempos confusos para todos, debido a un virus que navega sin rumbo ni fecha de expiración, vemos poco a poco los distintos comportamientos humanos. Como profesional del mundo de los eventos, veo con gran decepción y suma preocupación como colegas de la industria en un país del Caribe, decidieron llevar a cabo la semana pasada un evento social masivo con cientos de invitados provenientes de varios países.Lastimosamente, en ese evento no se tomaron en cuenta las múltiples precauciones dadas por las organizaciones de la salud a nivel global y se ignoró por completo la crisis de salud existente. El resultado de lo que sin duda debió ser una gran fiesta y no lo dudo que fue así, fueron múltiples casos innecesarios de personas infectadas por el COVID 19.Quisiéramos excusar a los organizadores culpando su posible ignorancia sobre la crisis que sucede a nivel mundial. Sin embargo, cualquier excusa pierde su validez, considerando el hecho de que estos eran tan conscientes que incluso incluyeron como parte de la celebración, una fiesta temática de muy mal gusto donde había gente disfrazada de enfermos, doctores y vacunas en forma de shots. Este comportamiento nos abre la puerta a mil preguntas sobre nuestra falta de solidaridad frente a estas situaciones. Deberíamos preguntarnos todos y no solo los organizadores de eventos sino cualquier profesional: ¿hasta qué punto llegamos por complacer a un cliente? ¿Debemos dejar atrás nuestros valores? ¿qué responsabilidad tenemos como organizadores a la hora de decidir si hacer o no un evento? bajo cuales condiciones es aceptable tomar un trabajo? ¿qué nos dice nuestro sentido común?Al ignorar todas las recomendaciones bajo la coyuntura global y noticias alrededor del mundo, exponiendo el bien común de un grupo masivo, nos hace pensar que pusieron por delante su beneficio propio bajo la única meta e interés de complacer a un gran cliente, sobre el bien de un país. Nosotros como profesionales estamos en la obligación moral de detener una situación que va en contra de nuestra ética. Incluso si esto implica que se pierda al cliente por no complacer un requerimiento como este. Bajo ningún escenario se puede excusar la burla que se hace sobre un tema tan grave que ha causado ya tantas víctimas y dolor a tantas personas, amigos y familiares. Esta es una invitación a todas las personas que trabajan con eventos, turismo y grupos masivos en general, a tomar consciencia de como un acto imprudente de la mano de un mal asesoramiento, puede terminar en fatales consecuencias. Sin lugar a duda, debe existir siempre un absoluto alineamiento en temas como lo son la seguridad y la coherencia del propósito del evento bajo todo tipo de situaciones. El sentido común es y será siempre nuestro mejor aliado en caso de duda.AUTORA: CAMILA PELAEZ

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Los eventos en tiempos del Coronavirus ¿Seguir adelante o cancelar?
Por Felipe Reyes Barragan

Es una realidad que nos alcanzó, el #Coronavirus se ha convertido ya en pandemia y países en todo el mundo, dependiendo de la fase o etapa en la que se encuentren, han tomado medidas desde cancelar o suspender clases, controlar accesos de extranjeros de ciertas zonas, hasta la cancelación o postergación de eventos de tipo masivo o que por su alcance, pudieran ser focos de contagio.Lo primero ¡Calma! Si, es un momento complicado para todos, y lo que hagas a partir de este momento, puede ser fundamental para ti como organizador de eventos y tu empresa. La premisa siempre deber ser la salud por encima de cualquier otra cosa. Así que veamos cómo manejar la situación y qué hacer en caso de que decidas o tengas que cancelar, suspender o reagendar actividades de forma posterior.Seguramente tienes una influencia en tu comunidad, clientes o familiares, desde ahí, se consciente y responsable de lo que dices, publicas y envías. Infórmate de fuentes oficiales y procura la salud y bienestar de tu equipo, proveedores y de todos aquellos con los que tengas contacto. No caigas en pánico y NO hagas caso de rumores, verifica la información OFICIAL y desde ahí, toma decisiones.En México los eventos y concentraciones masivas, de más de 5000 personas, se sugiere sean cancelados aunque desafortunadamente al ser todavía una recomendación, hemos visto como festivales de más de 60,000 personas se realizan.  Si en tu ciudad no hay aviso oficial de esto, y tienes un evento en puerta en los siguientes días y no puedes cancelarlo, entonces hazlo más seguro para todos, incluyéndote a ti:Si no cancelasColoca gel y toallas limpiadoras en los accesos a tu evento.Agiliza las entradas, evita cuellos de botella.Mantén con agua y jabón tus baños. Facilita el lavado de manos constante.Si te es posible, ten en tus pantallas o sistema de sonido las recomendaciones oficiales de higiene. Puedes imprimir algunos carteles y ponerlos en lugares visibles y estratégicos. Pero ojo, no abuses, informa, no alarmes.Establece un programa de limpieza en áreas comunes de forma frecuente y utiliza líquidos y sanitizantes de calidad.Manda un correo a los participantes y asistentes informando de las facilidades que tendrás disponibles antes y durante el evento.Informa a tu equipo de acciones concretas, no saludar de mano ni de beso, pero sí quizás chocar los codos o simplemente sonríe. Toma en cuenta que hay personas que por hábito y costumbre extenderán su mano, ante eso, se atento y solo sonríe y di que estas siguiendo las medidas de higiene para el bienestar de todos.Si tienes invitados del extranjero, verifica su situación médica y avísales que por control y seguridad de ellos y de los demás, serán revisados al llegar al aeropuerto o central de autobuses. Seguro lo entenderán.Se considerado y contempla que quizás haya alguien que ya no quiera asistir a tu evento por razones personales. Si tu evento es de corte comercial y cobraste. la sugerencia es que, si puedes, reembólsale lo mas que puedas, u ofrécele un cambio o ticket abierto. No pierdas clientes y más si puedes hacer algo al respecto.Es posible que tu evento, aunque tenga el 100% de confirmaciones tenga algunas inasistencias las cuales podrían serte avisadas con anterioridad o no. Ante ello, considera la situación y avísale a tus proveedores y participantes y si te es posible, virtualiza ciertos contenidos como charlas o conferencias y así puedas ofrecerlas a quien no pueda o quiera asistir. Revisa tus finanzas, puede ser que esta ocasión pierdas, pero si eres tu quien cancela por el bien de la comunidad, seguro te será recompensado en el futuro, las acciones de responsabilidad social siempre son bienvenidas por todos.Si cancelas.Dura decisión, pero siempre el bienestar de todos, incluido tú, es primero.Si has tomado esa acción, lo primero es avisar a tus proveedores, es posible, sobre todo si hay tiempo previo, que ciertos gastos no se hayan realizado y puedas tener ese crédito para cuando reagendes. En caso de que ya tengas materiales, guárdalos y úsalos posteriormente.Avisa lo más pronto posible, y hazlo de forma clara, sencilla y eficiente. Hazlo por todos los medios de contacto que has usado de forma habitual  y sobre todo, no dejes vacíos en la información. Si tu evento es de costo, deja de vender en el momento que decidas cancelar e informa, a los que ya compraron, el proceso para devoluciones, reembolsos o cambios. Se transparente y publicalo como es, seguro tendrás el apoyo y comprensión de una gran mayoría.Si hay asistentes de otras partes del país o del mundo, avísales en cuanto determines cancelar y de preferencia habla con ellos, eso puede ayudar a controlar los rumores y chismes. Hazlo rápido, quizás no hayan comprado los vuelos o puedan hacer cambios.—Como verás, no hay un protocolo exacto que puedas implementar y seguir al pie de la letra en caso de que sigas con tu evento o lo canceles, es un tanto el criterio, la habilidad y la experiencia y por supuesto, el sentido común. Con todo ello e información, toma las medidas necesarias y convenientes para todos. Hay algo seguro, todo termina por pasar.

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Los espacios culturales como sede de eventos
Por Felipe Reyes Barragan

En los últimos años y en una búsqueda de innovar y sorprender en cuanto a venues se refiere, los organizadores de eventos han echado mano de nueva sedes y lugares, así, hemos visto como espacios “tradicionales” o con otra vocación han sido utilizados para la realización de eventos de todo tipo, desde cocktails hasta congresos  empresariales. En contraparte, algunos museos, centros culturales, teatros y foros han diversificado sus estrategias y han volteado a la industria de reuniones en una búsqueda de fuentes alternativas de ingresos y además, de posicionamiento, porque el impacto de asistir a un brindis en el museo, donde puedes esperar todo menos un montaje espectacular, seguramente generará interacciones y podría propiciar que al día siguiente, quien asistió al brindis, acuda ahora a ver una exposición con tiempo y calma.Lo cierto es que los organizadores de eventos deben considerar que el uso de estos espacios es totalmente diferente al uso de áreas que tienen esa orientación de origen, así, un centro ferial con salones adhoc, tendrá políticas diferentes que  las de un teatro, que por sus condiciones  y particularidades, debe cuidar, además de la integridad de las personas, el resguardo del inmueble así como la imagen y reputación del espacio.Si ya de por sí es complejo organizar un evento en un espacio, llamémosle alterno, el reto es mayor cuando debemos considerar si el espacio es administrado por una institución pública o por un ente privado, cada una de estas figuras implican otras reglas que muchas veces el organizador de eventos prefiere evitar y deja pasar la oportunidad de innovar y crear una experiencia diferente en su audiencia.Por ello, esta ocasión, quiero compartirte un par de recomendaciones para hacer más satisfactoria tu experiencia y la del recinto, en un ganar – ganar.1.- Pregunta por las políticas inherentes a la operación del espacio.En algunos teatros, por ejemplo,tienes que presentar el programa del evento a realizar y además, debes poner a consideración del comité o patronato la actividad cultural que incluirás en el evento, muchos de estos espacios no rentan sus instalaciones si no presentas alguna actividad artística, pero debes antes ponerla a consideración para que esta sea aprobada.2.- Horarios y alcances.A diferencia de un salón comercial, donde puedes extender en un momento dado la duración de un evento, en museos y teatros debes apegarte a los horarios establecidos, ya que deben cumplir con normatividad municipal y estatal en cuanto a horarios de operación.De igual forma debes considerar que si es una cena por ejemplo, los alimentos lleguen ya preparados listos para servir, o bien, tener extintores y medidas adicionales de seguridad por uso de parrillas de gas, poco permitidas, o eléctricas.3.- Requerimientos  técnicos.Una de las grandes ventajas de estos espacios es que cuentan con equipos de alta tecnología y muchas facilidades para manejar grandes eventos, por ejemplo, plantas de luz,  monitores de última generación, iluminación robótica y un equipo  técnico capacitado. Por ello, es importante que siempre des a conocer, con lujo de detalle, el desarrollo del evento de principio a fin y los requerimientos que necesitas para que la idea que nació en tu mente, se cristalice ante los invitados.4.- Pagos, contratos y descuentos.Por disposiciones gubernamentales, el uso de los espacios deben estar respaldados por contratos y en algunos casos, por pagarés. El primer punto es que el contrato que se usa es el que da el propio espacio, además, los tiempos de formalización pueden ser extensos, pero si proporcionas toda la información requerida, tu, como organización estarás protegido ante eventualidades. No olvides que los pagos deben hacerse días antes del evento, por lo que considera este recurso para no tener sorpresas y por último, las cuotas de arrendamiento son aprobadas en sesiones de comités o patronatos y no contemplan descuentos como si puede hacerlo el salón de un hotel o de un recinto.Como verás, hay pros y contras, pero la experiencia final para tu asistente es la que debe inclinar la balanza al uso o no de este tipo de espacios.

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El Protocolo en los eventos
Por Felipe Reyes Barragan

El mundo de los eventos, es  a la vez, el mundo de las emociones y de las experiencias, y esto incide en cómo debemos manejar la organización del mismo buscando que el objetivo principal se cumpla, y a la vez, trascienda en los asistentes.Claro, se lee fácil, por ello, debemos de apoyarnos de técnicas y herramientas que nos faciliten el acercamiento con los públicos, y es que los eventos son  momentos de comunicación en vivo, por ello no debemos dejar nada al aire, todo,  absolutamente todo debe estar contemplado. integrado y por supuesto, concensado, pero sin perder la sensación de calidez  y naturalidad que debe imperar en los eventos.Hablar entonces de #Protocolo es hablar de comunicación. Protocolo se refiere, en su acepción cotidiana, al “Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales”, si bien es una buena definición, me gusta pensar que el protocolo es “crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando, sobretodo, que el objetivo del evento se cumpla”, sin importar se trate de un evento social, empresarial, deportivo o de gobierno.Bajo esta premisa, entonces entenderemos la importancia, por ejemplo, de tener toda la información precisa y actualizada, así, ejemplificando, si desde el principio sabemos que un personaje VIP  nos visitará, podemos entonces ir viendo el acomodo que tendrá en función de la precedencia y el criterio de ordenación bajo el cual trabajaremos, dando así  la atención mínima esperada , o bien, si lo vemos desde el punto de la logística, si tenemos en claro el montaje que tendremos y los elementos accesorios que utilizaremos,  nos será más fácil identificar al elemento de mayor importancia y cuidado y sobre, haremos el planteamiento del escenario.Cuando hablamos de un evento exitoso, hablamos de la combinación del protocolo, del ceremonial y la etiqueta, que integrados en tiempo, espacio y forma, dan lugar a una experiencia exitosa.Saber quién recibe a quien, como se saluda, como se da el primer brindis, como nos sentamos en una mesa de negociación o en una mesa de celebración, o desde quien paga y que si y que no se debe hacer en una cita de trabajo, son conocimientos que pueden marcar la diferencia entre transcender o desaparecer.Cuando hablamos de protocolo, hablamos de experiencia y formación pero también de sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad, los eventos no son perfectos, por ello organizar, desde el protocolo es un arte.Protocolo y eventos, eventos y protocolo, todo se basa en dos preguntas, cómo organizamos y para qué, con las respuestas correctas, podamos entonces trabajar y concretar, mezclar técnica y estrategia para lograr el objetivo propuesto.Líneas arriba mencioné que protocolo es comunicación, y aplicado a los eventos nos ayudarán las siguientes preguntas ¿Qué quiero comunicar? ¿Para qué quiero comunicar? ¿Qué espero que pase en mi evento? ¿a quién quiero llegar y para qué? No podemos olvidar que en un evento todo comunica, desde un mantel mal colocado, hasta un registro lento o una mala atención de un visitante. Son los detalles los que marcan la diferencia, y puedo asegurarte que si en tu próximo evento  utilizas de forma consciente el protocolo, tendrás mejores resultados.

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Informe Tendencias de los eventos en 2020 by Eventbrite
Por Micaela Vuletin

Promover la sostenibilidad y la diversidad y captar patrocinadores: prioridades clave de los organizadores de eventos españoles.Los organizadores de eventos españoles prevén gestionar más eventos este año y confían en que tendrán más presupuesto y equipos más grandes que en 2019.Asegurar patrocinios y promover la sostenibilidad y la diversidad son dos prioridades clave para los organizadores de eventos españoles en 2020. Así lo apunta el informe Tendencias de los eventos en 2020  impulsado por Eventbrite, la plataforma tecnológica global de compra de entradas y gestión de eventos. El informe se basa en una encuesta realizada a más de 850 organizadores españoles de eventos empresariales, de networking, musicales, comunitarios, gastronómicos, científicos y de gala.Como en años anteriores, más de la mitad de los encuestados destaca que buscar y atraer a nuevos asistentes es el mayor reto al que se enfrentan. Según un 33% de los participantes -el doble que el año pasado- asegurar patrocinios es otro reto clave para la profesión.Tendencias del 2020: eventos más sostenibles e inclusivos.Dos de cada tres organizadores de eventos encuestados planean organizar en 2020 más eventos que el año anterior con los objetivos de generar reconocimiento de marca, construir comunidad e impulsar la formación y la educación.Según el informe, los organizadores prevén hacer eventos  más sostenibles e inclusivos. Casi un 70% de los encuestados afirma haber avanzado en aspectos medioambientales, aunque la mayoría se encuentra en las primeras etapas de aplicar la sostenibilidad en sus eventos. Solo un 16% trabaja con recintos que reciclan, pero un 84% utiliza tickets digitales y no en papel, la mitad usa artículos biodegradables o reutilizables para la comida y la bebida, y un 39% anima a los asistentes a compartir coche o usar transporte público.Otra tendencia clave de 2020 es organizar eventos más inclusivos. La mitad de los encuestados ha mejorado en diversidad, atrayendo a asistentes de diferentes nacionalidades, religiones, edades, orientación sexual y diversidad funcional, entre otros. Casi cuatro de cada 10 afirma ofrecer una línea diversa de oradores para cubrir los intereses de una audiencia diversa y dos de cada 10 ofrecen distintas opciones de dieta e incluyen campos inclusivos en los formularios de registro.La mitad de organizadores encuestados cree que en 2020 contará con mayores presupuestos y casi un 40% asegura que ampliará su equipo de trabajo. Parte de este presupuesto se destinará a la promoción y el marketing.Casi todos los organizadores encuestados utiliza las redes sociales para promocionar su evento. El 84% confirma utilizar contenido orgánico y aunque casi nueve de cada diez piensa que los vídeos son efectivos, solo lo trabaja un 67%.El 61% de los organizadores de eventos que participan en el estudio utiliza anuncios pagados en Facebook, pero solo un 23% cree que son muy efectivos. El 45% de los participantes utiliza anuncios pagados en Instagram.Puedes descargar el informe, que recoge estos datos y recomendaciones de Eventbrite, en el siguiente enlace:Informe tendencias de los eventos 2020SOBRE EVENTBRITE:Eventbrite es una plataforma tecnológica global de compra de entradas y gestión de eventos. Proporciona herramientas y recursos a creadores de todo tipo de eventos para planificar, promover y producir experiencias en todo el mundo. La plataforma de Eventbrite, a la que se puede acceder en línea o a través de una aplicación móvil, ofrece desde el registro básico y la emisión de tickets hasta una completa plataforma de gestión de eventos. Algunos de los clientes a nivel internacional son Newport Folk and Jazz Festivals, Pitchfork Music Festival y Wanderlust y en España destacan, elRow, Low Festival y Grupo Pacha, entre otros. Eventbrite fue fundada por Julia Hartz, Kevin Hartz y Renaud Visage y se lanzó en 2006. La compañía tiene más de 1.000 empleados y 14 oficinas en todo el mundo. En 2018 Eventbrite adquirió Ticketea, una de las plataformas de referencia en España de compra de entradas y gestión de eventos. Para más información: www.eventbrite.com

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